Mô tả công việc:

MÔ TẢ TỔNG QUAN

Chúng tôi đang tìm kiếm một Chuyên viên quản lý dịch vụ để tham gia vào các hoạt động điều phối, theo dõi và hỗ trợ triển khai dự án hạ tầng CNTT trong Dịch vụ Quản lý Hạ tầng (Infrastructure Managed Services – IMS) và Dịch vụ Dedicated Expert (DE).

Vị trí này sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ cán bộ quản lý dự án trong việc giám sát tiến độ, cập nhật tài liệu, điều phối các bên liên quan, đảm bảo dự án diễn ra theo đúng kế hoạch và tiêu chuẩn quy định. Ngoài ra, bạn sẽ tham gia vào quá trình hoàn công, đối soát khối lượng công việc, xử lý các thủ tục hành chính liên quan đến dự án được phân công.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Hỗ trợ điều phối và theo dõi dự án

• Hỗ trợ lập kế hoạch, theo dõi tiến độ dự án, đảm bảo các nhiệm vụ được thực hiện theo lịch trình.
• Cập nhật, quản lý tài liệu dự án, bao gồm biên bản cuộc họp, báo cáo tiến độ, danh sách công việc.
• Phối hợp với các nhóm nội bộ, nhà cung cấp và các bên liên quan, hỗ trợ giải quyết các vấn đề trong quá trình triển khai dự án.
• Theo dõi và báo cáo các chỉ số hiệu suất dự án (KPIs), hỗ trợ kiểm soát ngân sách và tài nguyên.
• Sử dụng các công cụ quản lý dự án như Jira, Microsoft Project, ManageEngine SDP để theo dõi công việc.

2. Quản lý hoàn công và đối soát công việc

• Hỗ trợ quy trình hoàn công dự án, thu thập, rà soát và lưu trữ tài liệu hoàn công (bản vẽ, biên bản nghiệm thu, hợp đồng…).
• Đối soát khối lượng công việc giữa các nhóm nội bộ, nhà thầu và đối tác, đảm bảo đúng với hợp đồng và cam kết ban đầu.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ thanh toán, nghiệm thu công việc, theo dõi công nợ và tiến độ thanh toán với các bên liên quan.

3. Công việc hành chính & quản lý tài liệu dự án

• Chuẩn bị, sắp xếp và lưu trữ tài liệu dự án, bao gồm hợp đồng, hóa đơn, chứng từ.
• Hỗ trợ quản lý hồ sơ nhân sự tham gia dự án, đảm bảo đầy đủ thông tin về nhân sự, chứng chỉ, bảo hiểm.
• Thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến mua sắm thiết bị, thanh toán chi phí dự án.
• Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp dự án, ghi nhận ý kiến đóng góp và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.

YÊU CẦU CÔNG VIỆC

• Có tối thiểu 1 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hỗ trợ dự án, điều phối hoặc quản lý dịch vụ CNTT.
• Có khả năng tổng hợp, phân tích số liệu và lập báo cáo liên quan đến khối lượng công việc, nghiệm thu, thanh toán.
• Kỹ năng tổ chức, giao tiếp và làm việc nhóm tốt
• Có khả năng làm việc độc lập, chịu áp lực công việc
• Cẩn thận, tỉ mỉ
• Khả năng tin học văn phòng tốt, đặc biệt là Excel, Word
• Ưu tiên Tiếng Anh (đọc/viết) tốt